Il decreto legislativo 185/2008 convertito con Legge 02/2009 rende obbligatorio l’uso della Posta Elettronica Certificata (PEC) per le Aziende, i Professionisti e le Pubbliche Amministrazioni.

COSA E'?

Posta Elettronica Certificata è un sistema di "trasporto" di documenti informatici che presenta numerose similitudini con il servizio di posta elettronica "tradizionale", cui però sono state aggiunte delle caratteristiche tali da fornire agli utenti la certezza, a valore legale, dell’invio e della consegna (o meno) dei messaggi e-mail al destinatario.

A COSA SERVE?

La PEC consente di certificare l’invio, l’integrità del contenuto e l’avvenuta consegna del messaggio scambiato tra il gestore di PEC del mittente e quello del destinatario; ha lo stesso valore legale della tradizionale raccomandata con avviso di ricevimento.

PERCHE' "CERTIFICATA"?

Il termine "certificata" si riferisce al fatto che il gestore del servizio rilascia al mittente una ricevuta che costituisce prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio.
Allo stesso modo, il gestore del destinatario invia al mittente la ricevuta di avvenuta consegna. I gestori certificano quindi con le proprie “ricevute” che il messaggio è stato spedito, che è stato consegnato e che non è stato alterato. In ogni avviso inviato dai gestori e' apposta anche una marca temporale che certifica data ed ora di ognuna delle operazioni descritte.
I gestori inviano ovviamente avvisi anche in caso di errore in una qualsiasi delle fasi del processo (accettazione, invio, consegna) in modo che non ci siano mai dubbi sullo stato della spedizione di un messaggio.
Se il mittente dovesse smarrire le ricevute, la traccia informatica delle operazioni svolte, conservata dal gestore per 30 mesi, consente la riproduzione, con lo stesso valore giuridico, delle ricevute stesse.

A CHI SI RIVOLGE?

La Posta Elettronica Certificata si rivolge a tutti coloro che hanno l'esigenza di inviare e ricevere messaggi o allegati in modo sicuro, con attestazione di invio e consegna, comodamente dal proprio PC senza code o lunghe attese.

CARATTERISTICHE

Semplicità: il servizio PEC si usa come la normale posta elettronica tramite programma client (Es. Outlook). 

Sicurezza: il servizio utilizza i protocolli sicuri POP3s, IMAPs, SMTPs ed HTTPs. Tutte le comunicazioni sono protette perché crittografate e firmate digitalmente. Per questo avrete sempre la certezza che i messaggi inviati o ricevuti non possano essere contraffatti.

Valore legale: a differenza della tradizionale posta elettronica, alla PEC e' riconosciuto pieno valore legale e le ricevute possono essere usate come prove dell'invio, della ricezione ed anche del contenuto del messaggio inviato. Le principali informazioni riguardanti la trasmissione e la consegna vengono conservate per 30 mesi dal gestore e sono anch’esse opponibili a terzi.

NORMATIVA

La posta elettronica certificata, per essere tale, deve seguire le regole fissate dal DPR n.68 dell’11.02.2005 e dalle successive regole da esso previste. Queste norme, insieme ad altre (in particolare il Codice dell’Amministrazione Digitale), ne stabiliscono la validità legale, le regole e le modalità di utilizzo.  

VANTAGGI DELLA PEC

Il servizio di PEC offre una serie considerevole di vantaggi:

-una riduzione dei tempi di attesa, grazie ad uno snellimento delle pratiche burocratiche di consegna del documento;

-una diminuzione dei flussi cartacei e dei relativi costi di gestione (archiviazione e ricerca);

-la certificazione dell'avvenuta consegna dei documenti inviati e la loro tracciabilità;

-una maggiore sicurezza informatica in termini di antispam e antivirus;

-la possibilità di scambio di documenti in qualsiasi momento, non solo tra individui, ma anche tra applicazioni, attraverso il sistema della ricevuta. 

Ecco alcuni esempi di utilizzo del servizio: 

Privati che vogliono evitare spese e code per l'invio delle proprie raccomandate, anche alla pubblica amministrazione. 

Aziende che desiderano sostituire la posta cartacea per semplificare i rapporti con clienti e fornitori.

            L’invio di circolari e direttive.

            L’integrazione delle trasmissioni certificate in software gestionali, paghe e stipendi,

                protocollo, gestori documentali.

            L’invio e ricezione di ordini, contratti, fatture.

            L’invio di documenti alla Pubblica Amministrazione.

            La gestione di gare di appalto. 

Enti pubblici che devono inviare comunicazioni ufficiali verso altri enti oppure verso i cittadini e le  convocazioni di Consigli, Assemblee, Giunte. 

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